Project Managment

Project Managment

La Dirección de Proyectos es una disciplina en proceso de expansión dentro del desarrollo de las organizaciones. Se dirige hacia la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de modo que los proyectos se desarrollen en forma exitosa.

Las organizaciones ejecutan permanentemente proyectos, sin embargo muchas de ellas aún mantienen un enfoque informal en la ejecución de los mismos. La disciplina de Dirección de Proyectos proporciona un marco metodológico que permite ejecutar los proyectos de una forma estructurada mejorando la probabilidad de cumplir con los objetivos de cada proyecto y de optimizar los recursos utilizados.

El desarrollo del diplomado se orienta a incrementar el conocimiento teórico y práctico de ésta disciplina de modo de mejorar el rendimiento de los participantes dentro del entorno de un proyecto.

Referencias
Director de Proyectos
PMI - Project Managment Institute
Templates & Projects

PMI - Project Managment Institute

Project Managment Institute

Organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales para la gestión de proyectos. 

Fundada en 1969. Sede Pennsylvania, USA.

Sus principales objetivos son:

• Formular estándares profesionales en Dirección de Proyectos.
• Generar conocimiento a través de la investigación.
• Promover la Dirección de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación.

Guía del PMBOK: (Project Managment Base of Knowledge)

PMBOK 5ta edición (2012), es el único estándar ANSI (BSR/PMI 99-001-2013) para la gestión de proyectos, asimismo fue aceptado por la IEEE (IEEE 1490-2011).

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

¿Qué es la dirección de proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades del proyecto, con la finalidad de cumplir  o exceder las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto.

¿Por qué Dirección de Proyectos?

• Los proyectos son inciertos y riesgosos
• Demoran un tiempo significativo
• Cuestan mucho dinero
• Involucran a mucha gente de la organización
• Están expuestos a cambios inesperados
• Deben satisfacer a distintos tipos de clientes (stakeholders)
• Necesitan un balance entre alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgos

Ventajas para las organizaciones

• Mejor control financiero, físico y de recursos humanos.
• Mejora de la relaciones con el cliente.
• Cortos tiempos de desarrollo.
• Menores costos.
• Alta calidad y mejora de la confiabilidad.
• Altos niveles de márgenes.
• Mejora de la productividad.
• Mejora las coordinaciones internas.

Ventajas para las personas

• Provee una fuente de futuros líderes para las empresas
• Genera una alta visibilidad debido a los resultados en los proyectos 
• Mejora las oportunidades de crecimiento tanto personales como profesionales 
• Ayuda a construir una reputación personal y red de contactos
• Desarrolla habilidades y experiencias relacionadas con gestión de proyectos.
• Mejora las habilidades blandas: liderazgo, influencia, negociación, dirección, comunicación, entre otros.

Restricciones

Los directores de proyectos se refieren a la triple restricción, cuando balancean requerimientos contradictorios o en competencia.

La nueva dirección de proyectos exige tener en cuenta  seis (06) restricciones.

Procesos de la Dirección de Proyectos

Procesos de la Dirección de Proyectos

¿Qué es un proceso?

• Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, servicio o resultado predefinido. 
• Cada proceso se caracteriza por sus entradas, herramientas y técnicas que pueden aplicarse y por las salidas que se obtienen.

Actividades en los Procesos de Inicio

• Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos iniciales
• Se identifican a los interesados internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado del proyecto
• Nombramiento del director de proyectos (Project Manager)
• Cuando el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) recibe aprobación, el proyecto se considera autorizado oficialmente.

En el contexto del inicio son muchas las actividades relacionadas que se deben cumplir para dar marcha a el proyecto, no es solo la idea de realizar algo, se debe cumplir con una serie de pautas necesarias que guíen por el buen camino al proyecto.

Actividades en los Procesos de Planeación

• Se establece el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.
• Desarrolla el Plan de Dirección del Proyecto (PDP) y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo.
• La naturaleza de los proyectos generan ciclos de retroalimentación repetidos que permiten un análisis adicional.
• Incorporación progresiva de detalles al PDP es llamado “planificación gradual”, para indicar que la planificación y documentación son procesos repetitivos y continuos.

Se define el alcance del proyecto, se

refinan los objetivos y se desarrolla el plan para la dirección del proyecto, que será el curso de acción para un proyecto exitoso.

Actividades en los Procesos de Ejecución

• Compuesto por aquellos procesos que son realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto (PDP).
• Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto de acuerdo al PDP.
• Durante la ejecución, los resultados pueden requerir que se actualice la planificación y se vuelva a establecer la línea base.
• Las variaciones pueden afectar al plan de dirección del proyecto o los documentos, y requerir un análisis detallado.
• Los resultados del análisis pueden generar solicitudes de cambio, que de ser aprobadas, podrían modificar el plan de dirección de proyecto o documentos de proyecto.

Actividades en los Procesos de Seguimiento y Control

• Compuesto por aquellos procesos para monitorear, analizar y regular el progreso y desempeño del proyecto.
• Identificar áreas en las que el plan requiera cambios y hacer los cambios necesarios.
• El beneficio clave radica en que el desempeño del proyecto se observa y se mide de manera sistemática y regular, para identificar variaciones respecto a lo planificado.
• Este grupo además de monitorear y controlar el trabajo que se esta realizando dentro de un grupo de procesos, también monitorea y controla la totalidad del esfuerzo del proyecto.

Lo que no se mide no se controla, por lo que esta fase consiste en la supervisión y control de la implementación del proyecto

Actividades en los Procesos de Cierre

• Compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos  de dirección de proyecto.
• Estas se realizan a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.
• En el cierre del proyecto o fase puede ocurrir:

1. Obtener la aceptación del cliente o patrocinador
2. Realizar una revisión tras el cierre del proyecto o finalización de una fase
3. Documentar las lecciones aprendidas
4. Aplicar actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
5. Archivar todos los documentos relevantes del proyecto a fin de utilizarlos como datos históricos.
6. Cerrar las adquisiciones

Grupos de procesos: Interacción

Áreas de Conocimiento

• El PMBOK documenta diez áreas de conocimiento los cuales considera universales para casi todo tipo de proyectos así como cinco grupos de procesos.
• Las áreas de conocimiento comprendidas en el PMBOK son: Integración, Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicación, Riesgo, Adquisiciones e Interesados.
• Éstas áreas de conocimiento y grupos de procesos se encuentran relacionados entre sí, y la relación de los mismos es lo que conduce a una correcta gestión de proyectos.
• El poder y alcance del PMBOK es la principal herramienta de todo profesional que busque especializarse en la Gerencia o Dirección de Proyectos.

El PMBOK documenta diez áreas (10) de conocimiento los cuales considera universales para casi todo tipo de proyectos así como cinco grupos de procesos.

El poder y alcance del PMBOK es la principal herramienta de todo profesional que busque especializarse en la Gerencia o Dirección de Proyectos.

Ciclo de vida del Proyecto e Influencia de la Organización

Ciclo de vida del proyecto e influencias de la organización

• División del Proyecto en fases para un mejor control del proyecto
• Las fases tendrán enlaces apropiados con las operaciones de la organización
• Es una Buena Práctica tener definidos ciclos de vida para gestionar los proyectos de la organización

Características:

• Costo de los recursos
• Nivel de Incertidumbre
• Influencia de los interesados en el  producto y costo final (cambios del proyecto)

Características de las Fases:

• Concluye con Entregables (resultado tangible y verificable del trabajo)
• Revisión del trabajo (Entregables y performance)
• Criterios de éxito (mediciones usadas para ver si el proyecto pasa o no a la siguiente fase)
• En ocasiones una fase subsiguiente se inicia antes de aprobar los entregables de la fase previa – FAST TRACKING
• Define el trabajo técnico y los involucrados en cada fase

Relaciones entre el Ciclo de Vida del Proyecto y el Ciclo de vida del Producto

Interacciones de los Procesos

• Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos durante las fases intermedias y caen al final.
• La capacidad de los interesados de influir en las características finales del producto y el costo del proyecto es mayor al inicio y luego se reduce, esto es debido a los costos de los cambios
• El ciclo de vida del producto consta de fases del producto, por lo general secuenciales y no superpuestas; se determinan por necesidades de fabricación y control de la organización.
• Normalmente el ciclo de vida del proyecto está contenido en uno o más ciclos de vida del producto.
• Ejemplos:
• Desarrollo de un nuevo producto
• Proyecto existente puede beneficiarse de un nuevo proyecto, que le agregar funciones o características o crear un proyecto para crear un nuevo modelo
• Llevar a cabo un estudio de viabilidad, realizar una investigación de mercado, poner en marcha una campaña publicitaria, organizar grupos de opinión, etc.

Características comunes entre proyecto y producto:

• Costo de los recursos.
• Nivel de Incertidumbre.
• Influencia de los interesados (producto final y costo final/cambios del proyecto).

Influencias de la organización

1. La madurez de la organización con respecto a gerencia de proyectos
2. Cultura y estilo de la empresa
3. Estructura organizacional y 
4. La oficina de gerencia de proyectos (PMO)

Tipos de Organizaciones

• Funcional – Jerarquía donde cada empleado tiene un supervisor claramente definido.
• Proyectizada – La mayoría de los recursos de la organización están involucrados en proyectos y los Gerentes de Proyecto cuentan con gran autoridad
• Mixta o Matricial – Híbrido de las anteriores

PMO

PMO

Cuerpo organizacional con responsabilidades relacionadas a la gestión centralizada y coordinada de aquellos proyectos bajo su dominio PMO= Oficina de Gestión de Proyectos.

Activos de los Procesos de la Organización

• Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las organizaciones participantes en el proyecto y que pueden usarse para influir en el éxito del proyecto.

          Ejemplos: Planes, políticas procedimientos y lineamientos (formales o informales).

• Incluyen bases de conocimiento de la organización como lecciones aprendidas e información histórica.
• Pueden dividirse en dos tipos:

1. Procesos y Procedimientos: Procesos estándar de la organización, política de calidad, plantillas de riesgos, de red del proyecto, de contratos, etc.
2. Base corporativa de conocimiento: Base de Datos de medición de procesos, archivos del proyecto, información histórica, lecciones aprendidas, BD financieras, BD de gestión de problemas, etc.

Factores Ambientales de la Empresa

• Son elementos internos y externos que rodean el éxito de un proyecto o influyen en él. Pueden provenir de cualquiera de las empresas implicadas, pueden influir de manera positiva o negativa sobre el  resultado. Son entradas para la mayoría de los procesos.
• Entre los factores tenemos: Cultura, estructura, procesos organizacionales, estándares del gobierno y la industria, infraestructura, recursos humanos existentes, administración personal, sistemas de autorización de trabajo de la empresa, condiciones del mercado, tolerancias al riesgo de los stakeholders, clima político, canales de comunicación establecidos, bases de datos comerciales (datos para estimación), sistemas de información de la gestión de proyectos (PMIS).

¿Cual es el propósito de la guía del PMBOK?

• El propósito de esta guía radica en identificar un conjunto de buenas prácticas que pueden tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto, promueve un vocabulario común en el ámbito de la profesión de dirección de proyectos.
• Proporcionar a través del Código de Conducta una guía con las obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, imparcialidad y honestidad que deben cumplir los profesionales de esta área.

¿Qué significa PMBOK?

• Es la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos
• Versión vigente: PMBOK v5, desde julio 2013
• Se actualiza cada 4 años.
• Es el libro de lectura obligatoria para el examen de certificación CAPM o PMP
• Organizado en Áreas de Conocimiento y Grupos de Procesos

Áreas de Experiencia Necesarias

• Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación
• El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus contextos cultural, social, internacional, político y entorno físico
• La administración tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y controlar las operaciones de empresas en marcha.
• Habilidades Interpersonales, Comunicación efectiva, Influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación y gestión de conflictos y resolución de problemas

Proyectos y Operaciones

Proyectos y Operaciones

¿Cómo se interrelacionan los proyectos y operaciones?

Proyectos, Programas y Portafolios

Áreas del Conocimiento - PMBOK 5ta Edition

Habilidades Blandas - Casos

Habilidades Blandas

Liderazgo

«El servicio es el máximo poder y es hacia esa dirección donde se orientará el liderazgo con más fuerza» – David Fischman

Creatividad - Rompiendo Paradigmas

«En los momentos   de crisis sólo  la creatividad es más importante  que el conocimiento» – Albert Einstein

La Asertividad

«Habilidad de expresar nuestros deseos de una manera amable, franca, abierta, directa y adecuada, logrando decir lo que queremos sin atentar contra los demás.